Blog

Blog

Update 2018-11-21

Update 2018-11-21 is vanaf donderdag 22/11 beschikbaar.
Al onze cloud klanten krijgen deze versie automatisch ter beschikking. 

Jullie feedback werd weer ter harte genomen en omgevormd in nieuwe functies voor onze software. Een kort overzicht vind je hier. Voor meer details kan je doorklikken.

Web portal 

NIEUW voor onze Index@work klanten ! 

Zeer handig om mailings naar een hele groep huurders te sturen, je kan zelfs een groep huurders per gebouw selecteren. De mailing kan nieuw opgesteld worden , of je kan verder werken op de laatst verstuurde mailing. 
De verzonden e-mails worden bijgehouden per contract. 

Controle 

Bij het versturen of uitstellen van meerdere indexatiebrieven zal je nu een alert ontvangen, met de melding hoeveel contracten er verstuurd zullen worden. 
Zo beperken we de kans om per ongeluk de verkeerde selectie een brief te versturen. 

Exporteren

Het systeem om gewenste data te exporteren naar Excel werd uitgebreid. U kan nu via de financiële module, bij achterstallige huur 2 extra kolommen exporteren, namelijk "startdatum" contract en "totaal ontvangen" huurgelden. 
Deze kunnen u toelaten om efficiënt een lijst te maken om te controleren of de eerste maand huur betaald is voor een sleuteloverdracht vlot te laten verlopen. Zeker handig in het geval van verhuringen aan studenten.

Communicatie 

Bij het versturen van een mail vanuit de applicatie, is het vanaf nu ook mogelijk om meerdere sjablonen van custom brieven in de bijlage van deze mail mee te versturen. 

Taken

We hebben de applicatie aangepast zodat je vanaf nu de taken kan filteren per beheerder ( = gebruiker) 
Zo kan die bepaalde gebruiker snel zien wat hij nog in orde zou moeten brengen en kan je beslissen om bepaalde taken door de betreffende persoon te laten uitvoeren. 

Nieuw veld 

We hebben in de facturatie module naast het bestaande veld " BTW-nummer" ook een extra veld "ondernemingsnummer" toegevoegd en de mogelijkheid gemaakt om aan te vinken of die eigenaar/ huurder BTW plichtig is.

Betalingen 

 Gegroepeerde SEPA bestanden hebben we overzichtelijker gemaakt, door de details van de betaling uitgebreider te omschrijven én de mogelijkheid voorzien om deze info ook te exporteren naar Excel. 

Banktransacties importeren 

 Wanneer eenzelfde rekeningnummer bij meerdere huurders/eigenaars gebruikt wordt, dan zal in de banktransactie import wizard de mogelijkheid gegeven worden om het juiste huurcontract te selecteren. 

 

Update 2018.02.23

Update 2018.02.23 is vanaf vrijdag 23 februari beschikbaar. Al onze cloud klanten krijgen deze versie automatisch ter beschikking. 

Jullie feedback werd weer ter harte genomen en omgevormd in nieuwe functies voor onze software. Een kort overzicht vind je hier. 

Visualisatie

We hebben de layout aangepast zodat deze veel kleurrijker en moderner is. Dit zorgt er voor dat de applicatie veel aangenamer is in gebruik. We proberen constant het programma erg gebruiksvriendelijk te houden. Hiervoor werden bepaalde flows licht aangepast, zodat er een goede consistentie is en minder kans op foute interpretaties.

Snelheid

De snelheid is op vele plaatsen aanzienlijk toegenomen. De tijdsbesparing maakt dat de applicatie veel aangenamer is in gebruik.

Naamswijziging "Rent Expert" (enkel voor de rentmeester-versie)

Uw vertrouwde Index@Work programma is voor de rentmeestereditie van naam gewijzigd naar Rent Expert. Deze nieuwe naam geeft veel beter weer waar ons programma voor staat. 

Opvolging betaling

Standaard zal de datum van het ondertekenen van het contract gelden als de datum waarop de opvolging van de betalingen gebeurt. Als er een andere datum gebruikt moet worden voor de financiële opvolging van het contract kan dat aangegeven worden in de tab 'Financieel' van het contract.

SEPA betalingen voor volgende maand (enkel voor de rentmeester-versie)

Als u betalingen van huur en/of vaste kosten voor de komende maand al wenst uit te voeren, kan u dit aanvinken bij de parameters in de wizard om SEPA betalingsopdrachten aan te maken voor huur en vaste kosten. Meer info vindt u in Betalingen voor volgende maand meenemen.

Addendum

Een toevoeging aan een contract kan u doen via een addendum. Voorheen was dit enkel mogelijk voor reeds geïndexeerde contracten. Vanaf nu is dit ook mogelijke voor niet-geïndexeerde contracten.

Meternummers

Bij het kavel kon u al de EAN, meterstand en leverancier aangeven voor water/gas en electriciteit. Hier is het meternummer toegevoegd.

Bijlagen per gebouw

U kan een bijlage toevoegen op een gebouw.

Gedeeltelijk doorstorten van een financiële beweging (enkel voor de rentmeester-versie)

Voorheen werd een financiële beweging pas doorgestort als deze volledig betaald was. Vanaf nu wordt dit doorgestort naar de begunstigde zodra een bedrag beschikbaar is.

Kleine bugfixes & verbeteringen

Daarnaast zijn nog kleine bugfixes uitgevoerd en verbeteringen toegevoegd.



Update 2017.09.30

Update 2017.09.30 is vanaf dinsdag 10/10 beschikbaar. Al onze cloud klanten krijgen deze versie automatisch ter beschikking. 

Jullie feedback werd weer ter harte genomen en omgevormd in nieuwe functies voor onze software. Een kort overzicht vind je hier. Voor meer details kan je doorklikken.

Verdeelsleutel

Door gebruik te maken van een verdeelsleutel kunnen financiële bewegingen verdeeld worden over de kavels van een gebouw.

Uitbreiding taken

Het systeem om taken te beheren werd dieper uitgewerkt. U kan nu leveranciers koppelen, statussen toekennen en taken prioritiseren.  Op basis van een taak kan nu ook een werkbon opgesteld worden. De lay-out van de werkbon kan u zelf aanpassen naar je eigen wensen, volgens het al bekende sjabloon-systeem.

Communiciatie 

Reeds vanuit meerdere plaatsen konden mails verstuurd worden in de applicatie, vooral alle rapporten en gegenereerde documenten konden al verstuurd worden. Nu kan u direct vanuit Index@Work mails versturen naar eigenaars of huurders . Verzonden mails worden steeds gekoppeld aan het contract of persoon. In het contract of in de persoonsfiche kunnen alle mails opgevraagd worden.

Verbetering berekening SEPA bedragen

De berekening van de SEPA saldo's hebben we geoptimaliseerd zodoende de uitzonderingen ook beter worden ondersteund. Dit leidt tot een correctere berekening van de SEPA saldo's.

Optimalisatie mailingwizard

De mailingwizard is geoptimaliseerd met o.a. indicatie bijlage in het overzicht.

Nieuw invulveld voor facturen <FactuurDetail>

Dit veld kan toegevoegd worden op facturen en toont: het bedrag | naam van het kavel - naam van het gebouw | Boekperiode

Melding huurdersincidenten is mogelijk

Huurders hebben nu de mogelijkheid om via een add-on incidenten te melden op hun smartphone. De huurders krijgen uitgebreide uitleg over hoe ze eventueel het probleem zelf kunnen oplossen. Indien dit niet kan, kan de huurder eenvoudig aanduiden wat er mis is en vervolgens enkele foto's nemen. Deze worden in een verslag gemaild en dit wordt als taak toegevoegd in Index@Work zodat het intern opgevolgd kan worden. 

Kleine optimalisaties

  • validatie in het contract om foutieve combinaties te voorkomen in de rentmeestervergoeding 
  • afrekening: mogelijkheid om saldo vorige periode te tonen
  • kleine bugfixes & verbeteringen

Meerdere eigenaars/huurders

We zijn al geruime tijd bezig met de ontwikkeling voor de ondersteuning meerdere eigenaars en huurders per contract. De uitbreiding van de taken hebben we eerst afgewerkt, om nu terug deze feature verder af te werken.

De release hiervan is uitgesteld tot volgende update.




Update 2017.05.31

Update 2017.05.31 is vanaf vrijdag 2/6 beschikbaar. Al onze cloud klanten krijgen deze versie automatisch ter beschikking.

De feedback van jullie werd weer ter harte genomen en omgevormd in nieuwe functies voor onze software. Een kort overzicht vind je hier. Voor meer details kan je doorklikken.

Terugkerende kosten

Het is niet meer nodig om kosten die maandelijks terugkeren ook effectief elke maand te moeten ingeven. Vanaf deze update kan u ze éénmaal ingeven en ze worden automatisch iedere maand opnieuw toegevoegd. 

Aparte rekeningnummers per gebouw

Er is nu ook de mogelijkheid om te werken met een aparte derdenrekening per gebouw. U kan nu per gebouw één of meerdere rekeningnummers koppelen aan de betalingsopdracht van het contract.

Voorkeurleveranciers per kavel

 U kan instellen indien u voor bepaalde kavels liefst samenwerkt met bepaalde leveranciers en voor andere kavels met andere leveranciers. Zo beheert u uw voorkeurleveranciers.

Bijlagen bij financiële bewegingen

Mogelijkheid om bijlagen te bewaren bij een financiële beweging

Meerdere eigenaars/huurders

We zijn al geruime tijd bezig met de ontwikkeling voor de ondersteuning meerdere eigenaars en huurders per contract. Dit heeft technisch een grote impact op onze basis, waardoor dit meer tijd kost dan initieel ingeschat. De release hiervan is uitgesteld tot september.

Performantieverbeteringen ingepland

We kunnen u meedelen dat bovenstaande wijzigingen aan onze basis een groot positief gevolg gaan hebben op de snelheid van de applicatie. 

Update 2017.04.19

Update 2017.04.19 is vanaf woensdag 19/4 beschikbaar. Al onze cloud klanten krijgen deze versie automatisch ter beschikking.

De feedback van jullie werd weer ter harte genomen en omgevormd in nieuwe functies voor onze software. Een kort overzicht vind je hier. Voor meer details kan je doorklikken.

Verhuur niet meer aan terreurverdachten

De wet verplicht u om de terreurlijst te controleren bij het opstellen van een huurcontract. Je kan nu eenvoudig de lijst van terreurverdachten consulteren in Index@Work. Momenteel zijn dit een 50-tal personen, maar wij breiden deze lijst uit op elk moment dat er meer mensen aan worden toegevoegd.

Voeg een addendum toe aan bestaande contracten

Soms neemt een huurder een optie genomen op een garage die echter niet meteen beschikbaar is. Zodra deze garage beschikbaar wordt, kan je een addendum toevoegen aan het originele contract. De huur van die garage wordt vervolgens mee geïndexeerd op basis van de datum van ondertekening van het originele contract. 

Bewaar meer info op kavelniveau

Je kan nu meer algemene info bijhouden over een pand. Als je bijvoorbeeld wil noteren dat de staat van de keuken niet zo optimaal is, kan je hier een notitie voor aanmaken en opslaan bij het kavel. Idem voor bijlages (bijvoorbeeld foto's).

Duidelijker idee van uitgevoerde betalingen

In de financiële bewegingen geven we nu een kleurindicatie om duidelijk te maken welke transacties al effectief uitgevoerd zijn.

Alle bijlagen zichtbaar op één plaats

Je kan momenteel bijlagen bijhouden op meerdere niveau's: per contract, per kavel, ... Dankzij een nieuw overzicht van bijlagen heb je nu ook 1 enkele plaats waar je deze allen terugvindt.

Veel flexibeler exporteren

Je kon al alles exporteren naar excel en naar csv, maar sinds deze update zal het eenvoudiger zijn om te selecteren wat je precies wil exporteren. Een handige tussenstap helpt je bovendien om een preview te krijgen van je export.

Stort tegoeden aan huurders

Als er ooit een tegoed ontstaat voor een huurder, dan kan je een sepa betalingsopdracht aanmaken voor deze terugstorting.

Kleine aanpassing

Identificatie bijhouden voor een rekeningnummer




Saldo overzicht

In een tussentijdse update hebben we een Saldo overzicht voorzien. Dit overzicht geeft per contract een actueel beeld op de ontvangen huurgelden en de betalingsopdrachten.

Nieuwe help module

Vermits Index At Work elke maand wel nieuwe updates heeft, is onze documentatie erg snel wijzigend. We merkten dat de pdf-bestanden die de ronde doen niet altijd de meest recente versie waren. Daarom hebben we besloten een nieuwe help-module op te zetten die samen met elke nieuwe update automatisch mee aangepast zal worden.

De info over wat er bij elke update gewijzigd werd, zal je op deze blog kunnen volgen.

Vanaf nu is uw documentatie dus ook steeds up-to-date : voeg help.indexatwork.be/display/IN zeker toe aan je favorieten!

Zoals steeds is alle feedback erg welkom.

Update 2017.02.02

Update 2017.02.02 is vanaf vrijdag 2/2 beschikbaar in onze cloudomgeving voor Index@Work en Renting@Work.

 Er is  hard gewerkt op basis van jullie feedback, we zijn er van overtuigd het meest complete pakket van de markt te zijn en werken hard om dit te blijven. Bedankt voor jullie steun!

 

Minder kans op foute gegevensinvoer


  • duidelijke visualisatie ongeldige gegevens in het huurcontract
  • kleine aanpassingen en verbeteringen

Een beeld op het rendement

Meer mogelijkheden

  • betalingsopdrachten voor manueel overgeschreven bedragen naar leveranciers
  • alle openstaande leveranciers betalingsopdrachten worden opgenomen in het “overzicht door te storten bedragen”.
  • afrekeningen exporteren naar excel
  • opsplitsing beginsaldo eigenaar in beginsaldo betalingsopdrachthuur en vaste kost
  • beginsaldo op “financiële beweging” wordt niet mee opgenomen in de financiële opvolging.

Laatste nieuwigheden worden steeds  gepubliceerd op onze blog.

Kavelopbrengsten

Op kavelniveau is het mogelijk om de aankoopgegevens in te vullen.

image

 

Voor contracten waarvoor financiële opvolging is, worden de cijfers automatisch berekend. Voor de overige kan u deze zelf aanvullen.

image

 

Detail rendement voor een kavel:

image

Om een beteren ondersteuning te bieden voor overname van huurcontracten, is het nu mogelijk om per type betalingsopdracht een beginsaldo in te vullen.

Naast het beginsaldo van de huur kan u ook apart voor de vaste kost een beginsaldo invullen.

image

image

Een aantal nieuwe velden zijn toegevoegd aan de eigenschappen van het kavel. ook heeft u de mogelijkheid om een fiche af te drukken met alle beschikbare info van een kavel. Deze velden worden ook meegenomen op de contractfiche.

image

voorbeeld kavelfiche:

image

Manueel overgeschreven bedragen naar leveranciers worden door de transactiewizard herkend en in de stap “betalingsopdrachten leveranciers” getoond. Enkel overgeschreven bedragen naar leveranciers komen in aanmerking waarvan geen overeenkomstige betalingsopdracht wordt gevonden.Nieuw is dat u vanuit hier een financiële beweging kan aanmaken of de transactie kan koppelen aan het de betalingsopdracht van het contract.

Bij financiële beweging wordt er naast een sepa record ook een financiële beweging aangemaakt voor deze leverancier. De default gegevens worden overgenomen, u dient achteraf deze beweging te controleren of de toewijzing eigenaar/huurder correct is.

Indien gewenst kan u vanuit hier nog transacties verwijderen zodat ze op de wachtrekening worden geplaatst.

image

fiche leverancier na het importeren van de transacties:

image